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一、简化文件夹命名方式

将复杂的命名格式进一步简化，去掉不必要的冗长信息，只保留核心字段。同时利用文件夹层级来表达内容关系，避免过多描述堆叠。

主文件夹命名规则

主文件夹可以用以下简洁方式命名：

• 案件编号_当事人姓名_案件性质
• 示例：
  • 2025-001_张三_盗窃案
  • 2025-002_李四_诈骗案

这种命名方式减少信息量，同时核心信息仍一目了然。

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案件内部文件夹命名规则

将文件夹划分为几个大类，直接用数字编号+关键词标注，快速清晰。如下结构：

1. 案件文件夹结构模板

📁 案件主文件夹（如：2025-001_张三_盗窃案）
    ├── 1_基础信息
    │       ├── 委托协议.docx
    │       ├── 律师授权委托书.docx
    │       └── 当事人身份证复印件.jpg
    ├── 2_证据材料
    │       ├── 控方证据.pdf
    │       ├── 辩方证据.jpg
    │       └── 证据清单.xlsx
    ├── 3_法律文书
    │       ├── 起诉书.pdf
    │       ├── 判决书.pdf
    │       ├── 辩护意见.docx
    │       └── 上诉状模板.docx
    ├── 4_会见记录
    │       ├── 20250110_会见笔录.docx
    │       └── 20250115_庭审笔录.docx
    ├── 5_案件日志
    │       └── 进度跟踪表.xlsx
    ├── 6_法律法规
    │       ├── 相关法条汇总.pdf
    │       └── 参考案例_类似案件.docx
    ├── 7_费用及账单
            ├── 费用清单.xlsx
            └── 发票复印件.jpg

简化文件夹命名示例

• 子文件夹只用数字和关键词，避免命名过长：
  • 1_基础信息
  • 2_证据材料
  • 3_法律文书
  • 4_会见记录
  • 5_案件日志
  • 6_法律法规
  • 7_费用账单

文件命名时，可用日期+关键词，确保快速定位：

• 例：
  • 20250110_会见笔录.docx
  • 20250115_庭审笔录.docx

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二、通过模板文件夹自动生成结构

减少手动创建文件夹的时间，可以提前准备一个标准化的案件管理模板文件夹，复制即可使用。

操作方法

1. 创建模板文件夹
   制作一个空白的标准化文件夹结构（如上例），文件夹名和文件模板设置好，但不填写具体内容。
2. 使用 macOS 的 Automator 自动化工具
   通过 Automator 创建一个“案件文件夹自动生成”的小工具。点击运行时，自动根据案件名称和编号生成文件夹和子文件夹，省时省力。
3. 拖入云存储（如 iCloud、Google Drive）
   将标准模板存入云存储，随时复制使用，方便团队协作。

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三、工具辅助：简化流程

借助工具代替复杂的文件夹管理，可以进一步降低学习成本。以下是推荐的工具和功能：

1. 使用 OneNote 或 Notion 代替复杂文件夹

将文件管理数字化，将信息整合到工具中，避免频繁创建、调整文件夹：

• OneNote
  • 每个案件创建一个笔记本（或一个分区）。
  • 添加子页面（类似文件夹），如“基础信息”“证据材料”“法律文书”等。
  • 支持文档、图片、表格和录音，所有文件可集中管理。
• Notion
  • 每个案件为一个页面。
  • 页面中可以直接插入文件、表格、列表、笔记等。
  • 利用模板功能，一键创建标准化案件页面。

2. 使用专业案件管理软件

专为律师设计的软件能将文件管理与案件流程集成，省去大量手动操作。

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四、优化关键点总结

1. 文件夹层级浅，命名短小精悍
   • 主文件夹：案件编号_当事人_案件性质
   • 子文件夹：1_基础信息、2_证据材料等。
   • 文件命名：日期_关键词，如 20250110_会见笔录.docx。
2. 批量化创建，减少重复劳动
   • 准备标准模板文件夹。
   • 使用 macOS Automator 或第三方工具自动生成。
3. 考虑工具辅助管理
   • 选择 OneNote、Notion 等数字化工具，整合管理流程。
   • 或使用律师专用案件管理软件，进一步降低手动管理的成本。

通过以上方法，你既可以保持文件结构的清晰，又无需过高的学习成本，还能显著提升工作效率和案件管理的规范性。